A manutenção e organização de documentos contábeis são pilares fundamentais para a saúde financeira e a conformidade legal de qualquer negócio. Esses documentos, que abrangem uma ampla gama de registros, são cruciais não apenas para a escrituração contábil, mas também para o planejamento estratégico e a tomada de decisões empresariais.
Entre os principais documentos que merecem atenção estão as notas fiscais, que registram transações de compra e venda de produtos ou serviços; extratos de meios de pagamento, que acompanham o fluxo de caixa; e documentos trabalhistas, que são essenciais para a gestão de recursos humanos.
Uma prática comum e recomendada é a entrega mensal desses documentos ao contador. Isso porque, por meio deles, o profissional de contabilidade tem condições de realizar tarefas essenciais, como a elaboração da folha de pagamento, o cálculo preciso dos impostos a serem pagos e a garantia de que todas as obrigações acessórias sejam cumpridas adequadamente.
A organização e o envio de documentos contábeis são tarefas essenciais para o correto funcionamento de qualquer empresa. A seguir, apresentamos uma lista dos 10 principais documentos que devem ser enviados mensalmente ao seu contador, garantindo assim a precisão nas operações contábeis e fiscais da sua empresa:
1. GUIAS DE RECOLHIMENTO: Incluem comprovantes de pagamento de impostos e contribuições como INSS, FGTS, Contribuição Sindical, entre outros. Estes documentos são essenciais para comprovar o cumprimento das obrigações tributárias da empresa.
2. COMPROVANTES DE PAGAMENTO DE IMPOSTOS: Essenciais para a contabilidade, incluem documentos como DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) e GARE (Guia de Arrecadação Estadual).
3. NOTAS FISCAIS EMITIDAS E RECEBIDAS: Tanto as notas de entrada (compras) quanto as de saída (vendas) devem ser enviadas ao contador, além de comprovantes de todas as despesas e receitas.
4. EXTRATOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS: Incluem extratos de contas bancárias, aplicações financeiras, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas.
5. RECIBOS DE PAGAMENTO A FUNCIONÁRIOS: Abrangem salários, pró-labore, férias, vale transporte e atestados médicos, essenciais para a folha de pagamento.
6. NOTAS FISCAIS DE SERVIÇOS CONTRATADOS: Documentação de serviços adquiridos pela empresa, comprovando custos e despesas operacionais.
7. ARQUIVOS ELETRÔNICOS RELACIONADOS A IMPOSTOS E VENDAS: Como os arquivos da Nota Fiscal Paulista, Redução Z, SPED Fiscal e XMLs de notas fiscais eletrônicas.
8. RECIBOS E CONTRATOS DIVERSOS: Incluem aluguéis, honorários profissionais, contratos de serviços, e outras despesas fixas e variáveis.
9. CONTROLE DE ESTOQUE: Documentação que detalha a movimentação de produtos, essencial para controle de custos e inventário.
10. MOVIMENTAÇÃO DE AUTÔNOMOS E OUTROS COLABORADORES: Recibos e documentação de pagamento para freelancers, autônomos e outros profissionais não efetivos.
O envio desses documentos ao contador permite não apenas a conformidade com as obrigações fiscais e tributárias, mas também fornece uma visão clara e atualizada da saúde financeira da empresa. É importante manter essa comunicação clara e regular para assegurar uma gestão eficiente e evitar surpresas desagradáveis.
IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE PARA AS EMPRESAS
A contabilidade é um pilar fundamental no universo empresarial, desempenhando um papel vital na gestão eficiente e na sustentabilidade financeira das empresas. Ela é mais do que um simples registro de transações financeiras; é uma ferramenta estratégica para a tomada de decisões e para a manutenção da saúde financeira da organização.
Um dos principais objetivos da contabilidade é fornecer informações precisas e atualizadas sobre a situação financeira da empresa. Isso inclui detalhes sobre ativos, passivos, receitas e despesas. Essas informações são cruciais para os gestores, pois permitem uma visão clara do desempenho financeiro da empresa, ajudando na elaboração de estratégias e na tomada de decisões informadas.
Além disso, a contabilidade é essencial para garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis fiscais e tributárias. O cumprimento das obrigações fiscais e a apresentação correta de declarações e documentos fiscais são fundamentais para evitar penalidades e multas, que podem afetar significativamente a saúde financeira da empresa.
Outro papel importante da contabilidade é na gestão de custos. Através de uma análise contábil detalhada, é possível identificar áreas onde a empresa pode reduzir despesas, otimizar recursos e aumentar a eficiência operacional. Isso é essencial, especialmente em momentos de crise econômica, onde a gestão eficaz dos custos pode ser a chave para a sobrevivência da empresa.
Fonte: Contábeis
A Contabilitec é uma empresa capacitada a oferecer serviço de consultoria e contabilidade.
